В Уральском федеральном университете (УрФУ) оценили результаты работы системы электронного документооборота (СЭД) Directum, используемой в вузе на протяжении 10 лет. За это время прошло два обновления — до версий 5.0 и 5.6.1. Помимо базовых компонентов СЭД, внедрены модули «Канцелярия», «Управление закупками», «Управление показателями эффективности», «Совещания и заседания». Особенностью использования системы в УрФУ является высокая степень кастомизации СЭД: реализовано 57 маршрутов, отсутствующих в базовой версии системы.
«Разум можно определить как способность разрешать проблемы при наличии ограниченных ресурсов, причем одним из ключевых ресурсов является время»
Рэймонд Курцвейл (род. в 1948 г.), американский изобретатель и футуролог
— Основными результатами работы Directum за 10 лет можно назвать то, что большинство административных работников воспринимают СЭД как наиболее удобный инструмент для обмена документами и активно пользуется им. СЭД также стала традиционным инструментом контроля исполнительской дисциплины у руководителей. Если приводить цифровые показатели, то в данный момент регулярно используются 72 маршрута, для документов создан 81 шаблон, среднее количество уникальных пользователей (в год) выросло от 358 в 2014 году до 2500 в 2023-м. Всего в год создается около 260 тыс. документов, — цитирует университетская газета «Уральский федеральный» заместителя директора по ИТ УрФУ Татьяну Емельянову. — Лидером по доле охвата сотрудников в СЭД среди институтов УрФУ является Институт технологий открытого образования, за ним следуют Институт экономики и управления и Уральский энергетический институт. Среди подразделений УрФУ по количеству созданных документов лидируют управление по делопроизводству и общим вопросам (более 17,7 тыс. документов), отдел материально-технического обеспечения (9,9 тыс.), экспериментально-производственный комбинат (4,6 тыс.). По количеству выполненных заданий — планово-финансовое управление (более 42 тыс.) и отдел материально-технического обеспечения (более 40 тыс.).
Татьяна Емельянова выделила также ряд недостатков СЭД Directum: зависимость от программного обеспечения Microsoft (как серверного, так и клиентского), отсутствие полнофункциональной веб-версии, необходимость использования настольного клиента, отсутствие удобных инструментов контекстного поиска, применение проприетарного (несвободного) языка разработки (ISBL) и, как следствие, дефицит специалистов на рынке труда.
В УрФУ рассматривают возможности по улучшению электронного документооборота и переход на другие решения. Для этого сформировали перечень сравнительных характеристик и собрали коммерческие предложения вендоров, оценили стоимость эксплуатации и развития, прорабатывается возможность получения обратной связи от организаций, использующих анализируемые СЭД. Переход на любую из рассматриваемых информационных систем потребует полнофункционального внедрения, адаптации существующих инструкций, документации и обучения пользователей ввиду значительных изменений пользовательских интерфейсов и архитектуры системы. Вне зависимости от выбранного ПО придется заново создавать то, что создано в рамках кастомизации. Проект внедрения планируется разработать к 2024 году.