Во-первых, нужно обеспечить соответствие размера помещения количеству участников семинара. По критерию вместимости выделяют маленькие конференц-залы, средние и большие. Первые вмещают от 10 до 30 человек, вторые – от 30 до 100 человек, третьи – более 100 человек. Слишком маленькое помещение не сможет вместить всех участников, к тому же в нем будет душно, в особенности летом. Слишком большой зал невыгоден в финансовом плане, поскольку организаторам придется платить лишние деньги за пустующие посадочные места.
Во-вторых, при заказе конференц-зала, к примеру в arendazala.com.ua, необходимо обратить внимание на наличе оборудования, формирующего комфортные условия для нахождения гостей и участников конференции. Оно включает в себя:
• осветительные приборы;
• кондиционер;
• мини-трибуну и микрофоны;
• мониторы, усилители, видео- и аудиоаппаратуру.
В-третьих, большое значение имеет местонахождение конференц-зала. Данный критерий особенно важен в том случае, если ожидается присутствие большого числа приезжих гостей. Лучше всего, если конференц-зал будет расположен поблизости от станций метрополитена или автобусных остановок. Оптимальным вариантом расположения помещения для семинара является центр города. Если на мероприятие приглашено много гостей из других городов, то идеальный вариант – конференц-зал, находящийся в гостинице, где остановились приезжие участники. Это избавляет их от необходимости тратить время на проезд. Для участников, постоянно проживающих в том же городе, где организовано данное мероприятие, можно организовать доставку транспортом до гостиницы, в которой будет проводиться семинар. В настоящее время большой популярностью пользуются конференц-залы в гостиницах, находящихся в живописной местности за пределами города. Это дает возможность обеспечить комфорт для всех участников мероприятия и получить удовольствие от природных красот.
В-четвертых, необходимо позаботиться о дополнительном сервисе. Под этим понимается предоставление участникам семинара возможности перекусить, пообщаться за чашкой кофе и т. п. При использовании конференц-зала, находящегося в гостинице, дополнительный сервис обычно организуют в соседнем помещении. При использовании конференц-зала, находящегося в городе, для дополнительного сервиса часто используют расположенные поблизости кафе или бары.
