Автоматизация технического архива

Службы эксплуатации и производственные подразделения ежедневно сталкиваются с проблемами оперативного доступа, поиска и хранения актуальных версий технической документации, необходимой в повседневной работе каждого производственника. Необходимые документы могут быть утеряны, текущие версии могут оказаться устаревшими, процессы актуализации документов могут быть запутанными и длительными. В итоге поиск нужного актуального технического документа может превратиться в долгий процесс без гарантии достижения цели.

Для устранения этих проблем компанией Digital Design было разработано решение «Архив и управление технической документацией». Система помогает эффективно управлять потоками технической документации на предприятии и обеспечивает возможность оперативного доступа к любым техническим документам компании, которые необходимы производственным и эксплуатационным службам в повседневной деятельности.

Преимущества, которые получают компании, при использовании Архива технической документации:

• Гарантия сохранности документов за счёт надёжного хранения в защищённом архиве;
• Доступность документов за счёт создания единого централизованного «окна» доступа для сотрудников архива и эксплуатационных служб через различные интерфейсы – Windows-клиент, веб-клиент и мобильные приложения;
• Повышение оперативности работы производственных и эксплуатационных служб за счёт интеграции архива с производственными и учётными системами компании, а также возможностей использования и переиспользования технических документов в корпоративных бизнес-процессах;
• Снижение эксплуатационных рисков и прямых затрат, вызванных использованием неактуальных версий документов или их отсутствием;
• Снижение затрат и сроков подготовки к ремонтам за счёт автоматизации процессов комплектования ремонтной документации;
• Быстрый доступ технических и эксплуатационных служб к необходимым документам в территориально-распределённых структурах с учётом прав доступа;
• Предоставление дополнительного сервиса производственным и эксплуатационным службам за счёт внедрения расширенной системы поиска документации, ведения шаблонов технических документов, возможности отслеживания статусов документов, учёта фактов выдачи и местонахождения оригиналов документов.

Электронный архив позволяет хранить большой массив технической литературы и делает возможным моментальный поиск любой необходимой документации, сокращая временные затраты сотрудников. Он будет особо полезен крупным производственным, строительным, эксплуатационным, энергетическим и инжиниринговым компаниям. Решение «Технический архив» поддерживает массовую работу над пакетами документов – их можно выгружать из системы, утверждать и согласовывать, а также выдавать необходимым службам по требованию.

Подробнее с решением «Архив и управление технической документацией» можно ознакомиться здесь.