Управление инфраструктурой организации — это важное направление деятельности любой корпорации. Между тем работа в данной области даже в крупных компаниях зачастую недостаточно автоматизирована. Это связано с тем, что специализированные решения дороги и тяжеловесны, плохо интегрируются с существующим информационным окружением, а универсальные платформы автоматизации не обладают нужной функциональностью и не содержат готовых шаблонов бизнес-процессов, реализованных в соответствии с лучшими практиками. Давайте разберёмся, какие решения сегодня представлены на рынке автоматизации Facilities Management, и попытаемся понять, есть ли золотая середина между этими крайностями.
Что такое Facilities Management
На русский язык англоязычный термин Facilities Management (FM) переводят по-разному. Всё зависит от того, какой смысл в него вкладывают. Самые расхожие вариации: «управление помещениями», «управление инфраструктурой» (физической), «управление недвижимостью». И это не столько трудности перевода, сколько вопрос его адаптации под конкретные задачи. От толкования термина зависит в том числе и выбор инструмента автоматизации Facilities Management.
Выбор этот непрост. На мировом рынке профильного ПО представлено порядка сотни продуктов, в той или иной степени относящихся к автоматизации FM. Причём делятся они на ряд подвидов, которые отличаются специализацией и базовой функциональностью: CAFM (Computer Aided Facility Management), CIFM (Computer Integrated Facility Management), TIFM (Total Integrated Facility Management), UIFM (Ubiquitous Infrastructure & Facilities Management), IWMS (Integrated Workplace Management System), CMMS (Computerized Maintenance Management System) и пр. На фоне этой пёстрой иерархии рынок ITSM-систем кажется скучноватым.
Профессионалы отрасли под Facilities чаще всего понимают обобщённое «объекты», а вот под Facilities Management — более конкретное «управление инфраструктурой организации». Инфраструктура здесь — комплекс физических активов, который создаёт функциональную среду: инженерные системы и оборудование, офисные и технические помещения, ИТ-инфраструктура и т. д.
В современном понимании главный элемент Facilities Management — space (помещение), если у́же — workspace (рабочее пространство), которое связано с персоналом и производственными процессами. Персонал, нанимаемый собственником помещения или здания, отвечает за эффективность инфраструктуры организации. Повышает эту эффективность как раз таки ПО для автоматизации Facilities Management, объединяя людей, физическое окружение, процессы и технологии.
Виды систем автоматизации FM
К «материнскому» типу FM-систем относятся CAFM — Computer Aided Facilities Management (системы автоматизации управления инфраструктурой). Концепцию CAFM придумал в 1970-х Брюс Форбс, основатель ARCHIBUS — компании, которая и сегодня входит в число ведущих вендоров FM-решений. Концепция подразумевала создание программного обеспечения, которое помогало бы оптимизировать жизненный цикл объекта недвижимости, а также сократить издержки владения.
Сейчас CAFM — обобщающая аббревиатура для вообще всех универсальных FM-систем. Наиболее близка ей по смыслу IWMS — интегрированная система управления рабочим пространством. Часто эти аббревиатуры объединяют: CAFM/IWMS. Тем не менее, несмотря на отсутствие смыслообразующего FM, аббревиатура IWMS как обозначение универсального ПО для автоматизации Facilities Management используется всё охотнее. К примеру, аналитическое агентство Gartner публикует ежегодные обзоры именно IWMS-рынка.
Целевая аудитория CAFM/IWMS-решений — средние и крупные заказчики с объектами общей площадью от 100 тыс. м2 и более 1000 сотрудников в штате. В основную функциональность CAFM/IWMS входят модули управления:
- активами;
- техническим обслуживанием;
- помещениями и рабочим пространством;
- услугами;
- арендой/лизингом;
- проектами (Project/Task Management);
- устойчивым развитием (Sustainability) и энергопотреблением.
Из общих тенденций CAFM/IWMS, которые отмечают отраслевые эксперты, — внедрение машинного обучения и инструментов аналитики, упрощение пользовательского интерфейса, переход в облака (SaaS-модель) и ориентация на глобальный рынок — как минимум на присутствие в США и Европе.
Примеры CAFM/IWMS-систем
Рассмотрим для примера три облачных решения из числа топовых: Spacewell, IBM Tririga и FM: Interact.
Spacewell
Spacewell — многоплатформенный FM-инструмент. Источник: Spacewell.com
Spacewell — программное обеспечение для комплексного управления объектами, недвижимостью и рабочим пространством. Платформа предлагает широкую FM-функциональность, в том числе гибко настраиваемые, автоматизированные и прозрачные процессы (Workflow), интеграцию с инструментами САПР, BI-аналитику и другие интеллектуальные сервисы — например, сбор данных об объектах в реальном времени с помощью IoT-датчиков.
Spacewell подходит для всевозможных операционных задач эксплуатации зданий, для долгосрочного планирования их жизненного цикла, для управления договорами аренды и контроля других процессов, необходимых арендодателям.
В 2019 году Spacewell поглотила компанию Axxerion — нидерландского производителя популярной облачной платформы для управления техническим обслуживанием зданий (класс систем CMMS). В результате Spacewell расширила технические возможности своей FM-системы и закрепилась на рынке CMMS-решений.
IBM Tririga
У IBM Tririga есть русскоязычная версия. Источник: ibm.com
IBM Tririga — интегрированное решение для управления рабочим пространством. Из базовых возможностей: управление объектом, инфраструктурой и энергоснабжением, управление капитальными проектами и учёт аренды, управление конфигурацией рабочего пространства и резервированием. Также ПО помогает повысить финансовую и экологическую эффективность объекта.
Как и в Spacewell, в IBM Tririga применяются новые технологии — AI и IoT, которые помогают анализировать и визуализировать данные о состоянии зданий, составлять прогноз по заполнению пространства и оптимизировать его.
Одна из сильных сторон IBM Tririga — многофункциональный модуль управления арендой, который предоставляет пользователям информацию о текущей и предыдущей стоимости активов, сумме амортизации, предстоящих обновлениях и изменениях в договорах. Также модуль показывает финансовую информацию: контракты на недвижимость, арендные расходы и пр.
IBM Tririga — интегрированное решение для управления рабочим пространством. Из базовых возможностей: управление объектом, инфраструктурой и энергоснабжением, управление капитальными проектами и учёт аренды, управление конфигурацией рабочего пространства и резервированием. Также ПО помогает повысить финансовую и экологическую эффективность объекта.
Как и в Spacewell, в IBM Tririga применяются новые технологии — AI и IoT, которые помогают анализировать и визуализировать данные о состоянии зданий, составлять прогноз по заполнению пространства и оптимизировать его.
Одна из сильных сторон IBM Tririga — многофункциональный модуль управления арендой, который предоставляет пользователям информацию о текущей и предыдущей стоимости активов, сумме амортизации, предстоящих обновлениях и изменениях в договорах. Также модуль показывает финансовую информацию: контракты на недвижимость, арендные расходы и пр.
FM: Interact Software
FM: Interact — в числе лучших IWMS-платформ по версии Gartner. Источник: fmsystems.com
FM: Interact — веб-платформа для автоматизации управления недвижимостью, рабочим пространством, размещением, ремонтом, переездом, обслуживанием, имуществом, активами, умными зданиями (домами) и т. д. Функциональность FM: Interact достаточна широкая, то есть мало отличается от конкурентов из топ-10. Из ограничений — САПР-интеграция только с AutoCAD (и на это пеняют некоторые клиенты).
Разработчики FM: Interact акцентируют внимание на том, что софт помогает снизить эксплуатационные расходы. В частности, обещают 15-процентное снижение средних затрат на оптимальную организацию рабочего пространства, экономию на недвижимости (за 5 лет — до 20 млн долларов) благодаря использованию инструментов аналитики, 80-процентное снижение средних затрат на переезды и многое другое. Впрочем, всё это релевантно, пожалуй, лишь для крупных западных заказчиков.
Facilities Management vs ESM
Несмотря на продвинутую функциональность, у продуктов класса CAFM/IWMS один существенный недостаток: это вещь в себе. Потому что функциональность здесь узкоспециализированная, ограниченная только задачами Facilities Management. В организациях, бизнес которых связан с FM, остальным подразделениям — ИТ, АХО, HR и т. д. — приходится пользоваться собственными инструментами автоматизации. Например, ИТ-отделы используют ITSM-системы. Отсюда и тенденция к расширению «зоопарка» прикладного ПО, который усложняет внутренние бизнес-процессы и менеджмент.
Скажем больше: CAFM/IWMS-системы — препятствие на пути цифровой трансформации, такой же рудимент, как и ERP. Это ПО, которое в силу специфики несовместимо с понятием сквозного потока ценности (Value Stream), проходящего через все подразделения компании. Цифровая трансформация требует, чтобы FM-инструменты интегрировались в общий сервисный подход к управлению организацией. Чтобы отдел управления объектами, как и другие подразделения, использовал общий для всех инструмент автоматизации. А также, что особенно важно, тесно взаимодействовал с ИТ-отделом. Единственная практическая концепция, которая удовлетворяет этим требованиям, к тому же опробованная рынком, — Enterprise Service Management (ESM).
ESM-платформа SimpleOne как замена специализированным FM-решениям
На ESM-платформе SimpleOne можно развернуть отдельный модуль для автоматизации процессов Facilities Management. Технические возможности платформы не уступают возможностям полноценных CAFM/IWMS-систем, во всяком случае, по набору базовых функций и уровню автоматизации FM-процессов. Эти процессы в SimpleOne можно использовать из коробки либо организовать миграцию бизнес-процессов из существующей CAFM/IWMS-системы и гибко настроить их в новой среде с помощью no- и low-code-инструментов.
В настоящий момент FM-функциональность SimpleOne интенсивно расширяется. Активно развиваются такие инструменты управления недвижимостью, как:
- возможность работы с планами территорий, этажей, офисного пространства с учётом геометок;
- инструменты Workspace Strategy и умного офиса: автоматизация освещения, мультимедиа, климат-контроля, интеллектуальных систем и систем безопасности;
- управление рассадкой сотрудников;
- распределение активов арендодателя;
- организация перемещений и контроль доступа персонала к объектам.
Заключение
Главное преимущество включения Facilities Management в общий сервисный подход к управлению компанией с помощью ESM-платформы — создание полнофункциональной, комфортной рабочей среды, в которой все подразделения работают как единая сервисная команда. В такой команде каждый участник вносит вклад в поток создания ценности. А руководство благодаря единому инструменту автоматизации может этот вклад адекватно измерить и оценить.
