В ноябре прошлого года в трудовое законодательство Российской Федерации были внесены поправки, согласно которым теперь компаниям разрешено вести кадровый документооборот в электронном виде. Бумажная волокита и хаос остались в прошлом. Автоматизация кадровых процессов — сегодняшний тренд.
Чтобы успешно осуществить переход на электронный кадровый документооборот в соответствии с законодательством, организации следует выполнить следующие шаги:
-
Аудит кадровых процессов, выбор информационной системы и подготовка локально-нормативных актов. До внедрения КЭДО необходимо решить, какие кадровые документы будут переведены в электронный формат, а какие нет, определиться с требованиями к конфиденциальности, хранению и т.д. Также стоит определиться с выбором информационной системы, исходя из заявленных к ней требований. Зачастую основными требованиями к КЭДО являются такие аспекты, как возможность в будущем изменить и доработать систему в соответствии со спецификой бизнес-процессов компании, интеграция сервиса с другой учетной системой и др. Нормативные документы должны содержать сведения о выбранной информационной платформе, список документов, срок уведомления работников о дате ввода КЭДО в компании и т.п.
-
Внедрение информационной системы. Этот этап включает в себя подключение к учетной системе, загрузку данных (например, штатного расписания и сотрудников), настройку интерфейсов для работников, при необходимости настройку дополнительного функционала.
-
Тестирование системы. Опытная эксплуатация системы осуществляется небольшой фокус-группой. Однако следует учитывать важный момент: при испытании информационной системы необходимо дублировать документы на бумаге или же выпустить приказ и локально-нормативный документ на тестовую команду, чтобы документы имели юридическую силу.
-
Обучение пользователей информационной системы, сбор согласий с сотрудников. На этом этапе зачастую тестовая группа проводит знакомство пользователей с системой, их обучение, рассказывает о плюсах внедрения кадрового электронного документооборота, осуществляет сбор согласий на КЭДО. Выпуск электронных подписей для пользователей информационной системы.
-
Техподдержка и дальнейшее развитие. В рамках масштабирования компании, ее расширения — наличие таких возможностей у платформы становится ее конкурентным преимуществом.
Внедрение КЭДО на предприятии предоставляет множество преимуществ, начиная от цифровизации кадровых процессов до увеличения скорости работы и выстраивания четкой схемы электронного взаимодействия.
