Как управлять проектами, чтобы получить запланированный результат точно в срок и уложиться в согласованный бюджет, рассказывает эксперт в области проектного менеджмента, исполнительный директор Центра снабжения ПАО Сбербанк Владимир Осипов
— Владимир, вы вошли в топ digital-экспертов России, были награждены руководством Сбербанка за реализацию проектов по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов снабжения. Какие факторы повлияли на формирование ваших компетенций, какой опыт стал для вас наиболее важным?
— Мне повезло, что сразу после университета я попал в международную консалтинговую компанию большой четверки Ernst&Young (прим. ред. — сейчас Б1). Постоянными клиентами компании были крупнейшие предприятия России, например, Уралкалий, Русал, РЖД, ENRC и другие. Работа с отраслевыми лидерами, с профессионалами мирового уровня помогла мне приобрести неоценимый опыт, сформировать профессиональные навыки и базовые принципы работы над проектами. Другой важной вехой в своем профессиональном развитии я считаю работу в Сбербанке, куда я пришел в 2013 году руководителем проекта и вырос до исполнительного директора Центра снабжения. И по сей день я занимаюсь оптимизацией и внедрением высокотехнологических проектов.
— Опираясь на опыт реализации крупнейших проектов федерального масштаба, практику работы по международным стандартам авторитетного консалтингового бюро, какие выводы вы можете сделать относительно специфики проведения оптимизации и автоматизации бизнес-процессов российских предприятий и организаций?
— Очевидно, цель любой компании — прибыль. Оптимизация бизнес-процессов или автоматизация всегда направлены на расширение клиентской базы и стабильного роста дохода. Проект оптимизации связан с упрощением процессов, исключением лишних этапов, устранением избыточного документооборота, дублирующих согласований или других барьеров на пути к повышению производительности труда. Автоматизация бизнес-процессов, как правило, становится следующим этапом на пути к повышению к технологичности и рациональной деятельности предприятия. Есть мнение, что автоматизация доступна только крупным предприятиям, однако, по данным международной аналитической компании International Data Corporation, малый бизнес составляет около 55% в общем объеме IT-расходов всех предприятий России. Если крупные предприятия чаще внедряют специализированные сервисы для автоматизации определенного направления деятельности: документооборота, маркетинга, работы с персоналом, с базами данных и т.д., то малый бизнес в силу ограничения бюджета заинтересован в универсальном продукте, который сможет автоматизировать основные процессы. Самая высокая степень автоматизации бизнес-процессов в России — это бухучет — более 90%, также популярными сферами автоматизации являются документооборот, клиентский сервис, продажи, базы данных. В ходе реализации проекта автоматизации или оптимизации, как правило, возникает сопротивление изменениям со стороны персонала. Во-первых, люди боятся сокращения, если их функции будет выполнять IT-сервис. Второе, это новая среда: незнакомый интерфейс, непривычный алгоритм действий и пр. Третье, внедрение нового решения временно замедляет работу компании, делает ее менее эффективной в период адаптации к новому. И только сильная, мотивированная команда с клиентоцентричным продуктом может преодолеть эти сомнения и сопротивления на пути к технологическому росту.
— Каким должен быть, с вашей точки зрения, алгоритм действий в проведении оптимизации бизнес-процессов?
— Подготовку проекта следует начинать с изучения узких мест, где замедляется темп работы. Аудит и диагностика бизнес-процессов предваряют этап планирования проекта. Современные методики управления проектами сочетают классические подходы и более гибкие, позволяющие вносить изменения в режиме реального времени.
В процессе анализа существующих бизнес-процессов формируются ключевые показатели эффективности, которые должны быть измеримыми и иметь выражение в деньгах, времени, штуках и т.д. Этот критерий позволит сделать результат зримым и объективным. Далее необходимо выявить избыточные узлы, дублирующие действия, которые без потерь можно автоматизировать или исключить. Следующий этап — формирование технического задания от лица заказчика.
В его основе закладывается идея идеального бизнес-процесса. На этапе планирования подбираются проектная команда, руководитель проекта, определяются ресурсы, бюджет и срок внедрения. Теперь можно приступать к реализации проекта. Как правило, технологичные проекты выстраиваются в парадигме agile: разработчики и представители заказчика регулярно обсуждают промежуточные результаты, вносят корректировки при необходимости, достигая единого понимания образа продукта. В дальнейшем следует этап тестирования и внедрения. Важно, чтобы сотрудники предприятия позитивно воспринимали изменения, были готовы к обучению и работе в новых условиях.
— Как вы оцениваете влияние нацпроекта «Производительность труда» на проведение оптимизации бизнес-процессов на российских предприятиях?
— Несомненно, отлаженные бизнес-процессы способствуют росту эффективности бизнеса. Государство понимает эту логику, поэтому стимулирует эту работу. Инструменты диагностики предприятия, внедрения изменений, системы бережливого производства востребованы предприятиями, дают им возможность экономить бюджет на развитие.
