Как отмечают эксперты отрасли, растет количество именно большеформатных «ивентов»: от 500 и более человек. По мнению представителей ивент-индустрии, значительно изменился и содержательный формат мероприятий: это уже не лекции и не выступления с докладами. По большей части форумы и конференции становятся максимально интерактивными, когда каждый присутствующий может высказать свое экспертное мнение, когда внутри самого мероприятия происходит обмен мнениями между площадками и формируется единое информационное пространство за счет онлайн-трансляций, как на площадке мероприятия, так и в социальных сетях.
Новосибирск — мегаполис, город-миллионник, и даже согласно статистике третий в стране по численности… При этом в городе уже давно сложилась острая нехватка мобильных и технически оснащенных площадок для проведения бизнес-мероприятий большого масштаба. Получается, что «при всем богатстве выбора другой альтернативы нет»: на площадке Экспоцентра по сути создана полноценная конгрессная экосистема, когда все необходимые условия сосредоточены в одном месте.
Возможности для креатива
В современных условиях, когда весь мир семимильными шагами идет в будущее, главные требования к площадке уже давно не просто вместимость. На первый план выходят техническая оснащенность и максимум возможностей создания комфортной среды для продуктивной работы. Взять, такие, казалось бы, простые параметры, как температура или воздухообмен в помещении — то, о чем организаторы по большей части не задумываются, но именно на эти нюансы наиболее остро реагируют посетители и участники мероприятий. Технические возможности и оснащенность Новосибирского Экспоцентра позволяют выставить и поддерживать на каждой площадке мероприятия свою комфортную температуру.
«Когда мы спрашиваем у организаторов, на сколько человек они рассчитывают свое мероприятие, для нас это не праздный вопрос и предмет восхищения, — рассуждает исполнительный директор ООО «Сибирь Экспоцентр» Сергей Косенко. — Для нас это важнейшая информация, позволяющая правильно определить и контролировать параметры комфорта на площадках мероприятия. Чтобы не холодно было и не жарко, чтобы воздух свежий. Словом, чтобы участники не отвлекались и не покидали мероприятие».
На площадке выставочного комплекса, по словам специалистов, может одновременно проходить несколько больших мероприятий, а их участники нигде не встретятся. Это возможно благодаря работе двух гардеробов, эскалаторов и лифтов, а также разнообразию площадей и залов.
«В один день мы можем провести на первом этаже в павильоне большую конференцию на 1 000–4 500 человек, либо мероприятие с крупногабаритной техникой, презентацию автомобиля, — рассказывает Сергей Косенко. — Одновременно на втором этаже собрать небольшую конференцию с обедом или ужином в ресторане, а на третьем в конференц-залах и атриуме в это же время конференцию и выставку, заодно также организовав кофе-брейки. При этом участники точно не будут спотыкаться друг друга и не помешают соседнему мероприятию».
Еще одно важное требование, продиктованное текущим моментом — мультимедийность площадки и возможность онлайн-трансляций: как говорится, «запостил» — значит, было! Штатные мощности беспроводной сети Новосибирского Экспоцентра позволяют одновременно 1 000 человек выйти в сеть и благодаря партнерам эти возможности можно увеличить кратно, добавив к этому функционалу еще и передачу потокового видео.
«Так мы уже делали на «CodeFest», — делится Косенко. — При помощи партнеров мы обеспечили возможность онлайн-трансляции в Интернет. Участники конференции регистрировались, получали доступ к трансляции с площадок конференции. У нас было задействовано шесть залов, из каждого трансляция шла в Интернет. Некоторые сидели в лаунж-зоне и смотрели конференцию, попивая кофе».
И как ни странно, именно масштабы и возможности комплекса становятся для некоторых заказчиков камнем преткновения в принятии решения, где именно проводить мероприятие. Многие попросту впадают в ступор от возможностей, это похоже на тот эффект, когда перед человеком кладут чистый белый лист бумаги и палитру красок с кистями, а он, вместо того чтобы воплотить свою мечту, в лучшем случае рисует простым карандашом в углу…
Для многих организаторов бизнес-ивентов уже стали привычными стесненные условия площадок в Новосибирске, по словам специалистов Экспоцентра, в работе с организаторами мероприятий им приходится сталкиваться не столько со сложившимся стереотипом о том, что Экспоцентр — площадка только для выставок и ярмарок, сколько со скованностью фантазии. И у коллектива Экспоцентра есть компетенции, которые помогают эту скованность и стеснение преодолеть.
«Мы не занимаемся контентом мероприятия и его программой, — говорит исполнительный директор «Сибирь Экспоцентр». — Наша задача, и даже миссия — помочь полету фантазии организаторов и стимулировать креатив в организации мероприятия. Ситуация получается крайне необычная, если вдуматься: мы помогаем заказчику адаптироваться не к отсутствию возможностей, а как раз к их наличию».
По сути, исторически так сложилось, что команда Экспоцентра сегодня единственная в Новосибирске, кто может оказать технический консалтинг по организации мероприятия любого формата, будь то форум или конференция на несколько дней или просто круглый стол.
На нынешний день площадка центра единственная за Уралом, где сформирована, своего рода, конгрессно-выставочная экосистема — все необходимые элементы по организации и маркетингу мероприятия собраны в одной точке.
«Мы можем организовать доставку участников из города. Обеспечить проживание спикеров и иногородних гостей», — говорит топ-менеджер Экспоцентра. Гостиница является частью выставочного комплекса и соединяется с ним переходом, что позволяет выходить на площадку мероприятия прямо из гостиницы. Среди партнеров Экспоцентра транспортные компании, в том числе и авиаперевозчики. Благодаря партнерству с рядом СМИ и полиграфических компаний закрывается значительный блок задач, связанных с продвижением мероприятия.
Ориентир на клиента
Несмотря на то, что на счету команды конгрессно-выставочного центра такие мероприятия, как «Технопром» форум «Городские Технологии» и «CodeFest», конференции с концертами для крупных сетевых компаний, получение знаний и повышение компетенции не прекращается. «Зачастую эти фишки рождаются благодаря нашим заказчикам, — делится исполнительный директор ООО «Сибирь Экспоцентр» Сергей Косенко. — Приходит заказчик и говорит, что хочет так. Мы думаем, как нам это сделать, мы ищем информацию о чем-то подобном, придумываем, воплощаем».
Плотность графика мероприятий сейчас в «Экспоцентре» такова, что буквально за одну ночь необходимо делать перемонтаж стендов и площадок, начиная с расстановки стульев в конференц-залах и заканчивая оклейкой или демонтажем предыдущих стендов и строительством новых. «Мы стараемся не отказывать нашим клиентам, — говорит Сергей Косенко, — не делаем себе жизнь сладкой и комфортной тем, что берем себе день на монтаж, день — на демонтаж». При таком плотном графике, безусловно, возможны конфликтные ситуации и накладки, но именно они и являются одним из критериев оценки клиентоориентированности команды Экспоцентра — то, как подобные ситуации решаются к взаимной выгоде сторон. «Бывают, конечно, накладки, не без этого, — делится топ-менеджер Экспоцентра. — Год назад у нас было одно из мероприятий, была задача демонтировать выставку на третьем этаже, в атриуме, и смонтировать новую. Соответственно, был привлечен подрядчик со стороны по монтажу стендов. Примерно в 5 утра выяснилось, что на баннере, который нужно было повесить, было ошибочное название компании. В 5 утра, звонили нашему партнеру директору печатной компании, он нам ее открыл, запустил производство. Быстро напечатали новый баннер, привезли его и смонтировали к 10 утра».
Команда «Экспоцентра» по сути сформировала точку притяжения для Новосибирска и региона, направления делового туризма MICE (встречи, инициативы конференции и выставки), которая может стать значительной частью в экономике региона и повысить его деловую репутацию.
