Сотрудники компании должны постоянно контактировать друг с другом. Весь этот поток данных нарастает подобно снежному кому, и разрозненных файлов, хранящихся в разных местах, оказывается недостаточно. Выходом из этой ситуации является использование специальных программ, позволяющих организовать дела и поддерживать их в порядке.
Современные системы управления проектами, такие как ruli24.biz, представляют собой основанные на использовании глобальной сети в онлайн-режиме совместные рабочие пространства, в которых любой участник и партнер видит все детали, позволяющие проекту приносить прибыль. Чаще всего в таких системах имеется возможность мгновенного отслеживания изменений во всех проектах, чтобы обеспечить их продвижение вперед. Эти приложения позволяют сотрудникам разбивать крупные проекты на этапы, задачи и подзадачи, приписываемые конкретным исполнителям и имеющие определенные сроки выполнения. Обычно все члены команды знают, кто отвечает за выполнение каждого задания, действует ли он согласно плану и закончит ли выполнение задания в срок. Кроме того, они знают, имеются ли какие-то сложности в работе. Такая наглядность позволяет контролировать, не отстает ли работник по срокам вследствие чрезмерной загруженности. В случае обнаружения такой проблемы можно легко перераспределить задания между сотрудниками до того, как сроки начнут поджимать.
Во многих таких системах имеется специальное пространство памяти, предназначенное для загрузки в него командой необходимой документации, где все члены команды могут с ней ознакомиться и обсудить ее. У таких систем предусмотрена одна общая опция, позволяющая осуществлять взаимодействие с другими интернет-хранилищами и инструментами синхронизации (к примеру, Dropbox, Box или Google Drive), чтобы обеспечить всем участникам проекта возможность использования сторонних архивов информации. В современных системах управления проектами предусмотрены и иные коммуникационные средства, которые либо встроены в интерфейс, либо обеспечивают возможность использования других приложений, ставших привычными в коллективе. В некоторых системах имеется возможность выписывания счетов и расчета затрат.
