Автоматизация бухгалтерского учёта: как оптимизировать бизнес

Автоматизация работы бухгалтерии предусматривает выполнение ряда функций компьютерами. В число этих функций входят:

• выполнение математических расчётов (подсчёт налоговых отчислений по отдельности и в целом);
• формирование выборок и подготовка сводной отчётности;
• хранение информации;
• заполнение бланков.

Передача компьютерам выполнения данных задач не говорит об обесценении роли специалистов. Наоборот, их ответственность увеличивается – бухгалтеры определяют способ, при помощи которого операции отражаются в системе, осуществляют контроль и анализ, проводят первичную регистрацию документации в базе данных. Профессионализм сотрудников и размер их зарплаты напрямую зависят от владения информационными технологиями.

Цели автоматизации бухучёта

Хотя перевод бумажного делопроизводства в электронную форму не обеспечивает возможности сокращения штата и экономии на зарплате, автоматизация работы бухгалтерской компании позволяет использовать целый ряд преимуществ, в том числе:

• оперативное и точное заполнение реквизитов;
• быстрая обработка массива данных;
• наглядное представление аналитической информации;
• создание различных регистров;
• сокращение числа бумажных документов;
• моментальный обмен данными между структурными единицами, между начальником и рядовыми исполнителями;
• недопущение арифметических ошибок;
• возможность онлайн-коммуникации с контролирующими госорганами, банковскими учреждениями;
• оперативное реагирование на законодательные изменения.

Подготовка к автоматизации бухучёта

Внедрение специального программного обеспечения осуществляется поэтапно. Сначала выполняются подготовительные процедуры. На первой стадии собираются и систематизируются внутрифирменные данные. В рамках данной процедуры проводится анализ учётной политики компании, плана счетов, а также должностных инструкций специалистов, которые участвуют в процессах, отражаемых в отчётности. Производится изучение порядка и способов обработки документов различными подразделениями компании. На основе выполненной подготовки определяются масштабы планируемого обновления – сколько подразделений нуждается в использовании совместной базы, а сколько – может работать автономно, достаточно ли будет локальной версии либо потребуется взаимодействовать через сеть. На данной стадии определяются достоинства и недостатки существующей системы документооборота. Решается вопрос о реформировании или сохранении имеющейся штатной структуры.

На второй стадии руководитель составляет техническое задание, в котором описывается структура бухгалтерии, приводятся список и характеристики формируемых документов, определяется масштаб автоматизации (в рамках одной структурной единицы или в масштабах всех производственных подразделений), выделяется бюджет. Важнейшим элементом техзадания является подготовка классификаторов и способов кодирования. При правильном подходе к решению данной проблемы обеспечивается сведение к минимуму вероятности дублирования позиций и наполнения аналитических сводок ненужными сведениями. Например, в случае повторного введения в базу данных наименования материала возможно возникновение путаницы в инвентаризации, искажение величины материальных затрат. Дублирование в справочнике контрагента повышает сложность сверки взаимных расчётов, увеличивает кредиторскую и дебиторскую задолженности.

На третьей стадии выбирается и приобретается программное обеспечение. В качестве важнейших критериев выбора сервиса автоматизации для бухгалтерских компаний используются:

• соответствие нуждам пользователей;
• совместимость с ОС, установленной на компьютерах компании;
• размер расходов на приобретение, внедрение и техническое сопровождение;
• стоимость обучения сотрудников;
• наличие обслуживающих компаний в регионе;
• технические характеристики имеющейся техники.

Порядок компьютеризации

Внедрение программного обеспечения "MCOB. Управление бухгалтерией" может осуществляться своими силами или с использованием сторонних специалистов. Выбор одного из этих вариантов определяется сложностью процедуры и наличием необходимых специалистов в штате.

Первым делом выполняются следующие задачи:

• введение плана счетов;
• определение параметров учётной политики;
• доработка создающихся первичных документов;
• формирование классификаторов и справочников;
• проработка способов обмена информацией.

После инсталляции ПО оно подключается через сеть, формируется перечень пользователей, и обозначаются их права. Чаще всего на первых порах (один-два месяц) работа производится как по старой методике, так и с использованием нового программного обеспечения. При этом осуществляется обучение персонала, обнаруживаются недоработки. После выполнения настройки при грамотном подходе в последующем нужно только регулярное обновление ПО.