Выбор системы автоматизации закупочной деятельности

Важнейшей составляющей платформы является опыт фирмы в определенной области. В ее состав могут входить коробочные версии программных продуктов, а также набор библиотек и инфраструктура сопровождения. У высокопрофессиональных разработчиков, таких как FogSoft платформа превращается в торговую марку.

При решении вопроса о выборе разработчика системы автоматизации управления закупочной деятельностью следует ориентироваться именно на предлагаемую им платформу. Если у заказчика в ходе общения с потенциальным разработчиком возникает ощущение, что тот понимает его проблемы, то с высокой долей уверенности можно говорить о наличии в его платформе требуемой функциональности, а также об учете релевантного опыта, и это означает его способность успешно решать актуальные задачи. Для обеспечения эффективности переговоров с потенциальным разработчиком нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

• Необходимо обсудить с разработчиком свое положение о закупках (разумеется, в случае его наличия). При этом надо уточнить способы реализации главных этапов своих закупок, а также узнать о возможности учета своих бизнес-процессов.
• Необходимо попросить разработчиков представить их систему. Они охотно презентуют свои наработки и дадут ответы на интересующие вопросы, так что заказчик получит возможность оценить удобство предлагаемого ему решения.
• Необходимо выяснить стоимость предлагаемой разработчиками программы, уточнив, что в нее входит. При продаже программы в ее цену может включаться стоимость обучения, документации, сопровождения и др. Понимание этих моментов позволяет оценить адекватность своих затрат. Если стоимость предлагаемого программного продукта значительно ниже, чем стоимость аналогичных программ других разработчиков, то это может объясняться большим количеством продаваемых данным поставщиком площадок, благодаря чему он может позволить себе устанавливать низкие цены. При отсутствии большого тиража дешевизна программного продукта объясняется, вероятнее всего, отсутствием у разработчика собственного опыта или тем, что программный продукт находится на этапе начала продаж. При наличии желания сэкономить деньги можно воспользоваться услугами такого разработчика. Однако практика свидетельствует о том, что в 80-90% случаев подобные решения не доводятся до этапа промышленного использования. В других случаях выясняется, что к моменту доведения системы автоматизации закупок до этапа промышленного использования (с нуля на это уйдет не меньше года) ее цена окажется выше, чем у представленных на рынке аналогов.
• Важный момент – стоимость владения платформой. Необходимо уточнить, сколько придется платить за сопровождение, выяснить какие именно услуги будут включены в стоимость сопровождения, а также узнать о возможности использования расширенного сопровождения.
• Необходимо попросить разработчика представить отзывы и рекомендации компаний, для которых он уже выполнял аналогичную работу. Затем надо пообщаться с представителями этих компаний. Нужно узнать, на какой период разработчик передает заказчику лицензию на использование системы автоматизации закупочной деятельности.
• Важно учесть еще один ключевой аспект. При использовании электронной торговой платформы обычно имеется потребность в двух экземплярах системы, из которых один является промышленным, а другой предназначен для тестовых целей, а также может служить для обучения персонала перед тем, как он начнет работать на реальной торговой платформе. Помимо этого, тестовый экземпляр подходит для моделирования различных проблемных ситуаций. Кроме того, в ряде случаев можно получить пользу от экземпляра на неэксплуатируемом резервном сервере, который остается в «горячем старте» и запускается после переключения на него основной платформы при возникновении проблем. Необходимо уточнить у разработчика, оплачиваются ли все данные экземпляры вместе, или за каждый них придется платить отдельно. Большинство заказчиков на задумывается об этом заранее, а потом выясняется, что за дополнительные экземпляры приходится платить отдельные деньги в размерах, сопоставимых со стоимостью платформы.
• Необходимо обсудить с разработчиком его участие в дальнейшем использовании платформы. Отдавать ему дальнейшее использование на аутсорсинг нежелательно.
• Необходимо удостовериться в том, что разработчик предоставляет гарантийное сопровождение, в ходе которого он обязуется на протяжении определенного периода (продолжительность которого обычно составляет примерно шесть месяцев) устранять ошибки и выполнять незначительные доработки системы.