Систематическая проверка функционирования системы менеджмента качества или аудит — неотъемлемая часть ISO 9001-2015. Организации необходимо регулярно удостоверяться в том, что внедренная СМК отвечает установленным требованиям, работает и приносит пользу. Важно не только получить сертификат ИСО 9001, но и своевременно проводить аудиты на соответствие его требованиям.
Для объективной проверки соответствия стандарту можно привлекать третью сторону или независимый орган сертификации. Однако самостоятельный внутренний аудит часто оказывается более эффективным, чем сертификационный, хотя и может восприниматься в проверяемом подразделении негативно. Он не ограничен жесткими временными рамками, позволяет детально оценивать производственные процессы и приносит больше пользы.
Воспринимать аудит как инспекторскую проверку, от которой лучше спрятаться, не нужно. Он служит не для наказаний, а для поиска возможностей улучшить работу.
Условия для эффективного внутреннего аудита
По сути, внутренняя проверка в компании — это внешний беспристрастный взгляд на работу сотрудников или конкретные бизнес-процессы.
Проверки должны быть:
- Регулярными и запланированными. График проверок на текущий год лучше утвердить заранее. В центре внимания должны быть ключевые процессы, от которых зависят безопасность сотрудников на объекте, а также качество продуктов или услуг. Задачи аудита и время проверки нужно согласовывать с принимающей стороной. Это позволяет ей подготовиться и не воспринимать аудиторов в штыки при внезапном появлении. Внезапный внеплановый аудит воспринимается как сигнал о недоверии. Аудиторы сталкиваются с негативным отношением к себе, им неохотно оказывают помощь при сборе информации.
- Независимыми и беспристрастными. Внутренний аудит проводит экспертная группа. Формировать её необходимо из сотрудников, которые не связаны напрямую с проверяемым отделом и не зависят от результатов оценки. Это обеспечивает объективный анализ, позволяет выявить реальное положение вещей и улучшить работу.
- Документированными. После окончания проверки аудиторы составляют детальный отчет. Он должен содержать всю информацию — обнаруженные факты, подтверждающие фотографии, видеофиксацию, комментарии сотрудников, даты и места проверок, критерии и выводы аудита. Подробный отчет показывает не только слабые места, но и возможные точки роста, поможет откорректировать и усовершенствовать работу. Чем больше способов документирования использовано, тем больше свидетельств того, что процессы соответствуют всем требованиям: регламентам, внутренним стандартам компании, стандартам ISO 9001 и эффективно решают свою задачу.
Точное документирование очень важно. Если в отчете нет обоснований нарушений, проверяющие не смогут их доказать. Если нет документального подтверждения, то и обязать работников отдела устранить несоответствия практически невозможно: устные требования и рекомендации чаще всего не имеют последствий, а руководители компании используют для анализа именно официальный отчет.
Комплект рабочих документов разрабатывается и утверждается каждой конкретной компанией. В общем случае он включает в себя программу аудита, итоговый подробный акт о результатах проверки, протоколы с выявленными несоответствиями, планы корректирующих действий и улучшений.
Критерии внутреннего аудита
Критерии внутреннего аудита — это требования, которым должны соответствовать свидетельства аудита. К ним могут относиться не только условия стандарта ИСО 9001. Во время аудита проверяется выполнение государственных регламентов, локальных нормативных актов, следование политике качества компании.
При проведении внутреннего аудита нужно не забывать, что его цель — не просто проверка соответствия, а улучшение процессов. Чтобы получить максимум пользы, необходимо оценивать и работу, и актуальность требований к ней без слепого следования формальным критериям. Это дает дополнительную возможность двигаться вперед и пересмотреть устаревшие правила, нормативы и стандарты: часто правила не выполняются не «из вредности» или неосведомленности работника, а просто потому, что процесс «криво» задокументирован и описан.
Обнаруженные при внутреннем аудите факты
Выявленные при проверке факты по-разному влияют на производственные процессы, качество и безопасность.
Незначительные несоответствия требованиям — единичные упущения, однократные ошибки — не имеют ключевого значения в долгосрочной перспективе. Значительные несоответствия — многократные грубые нарушения, систематические отклонения от правил — могут привести к критическим последствиям.
Сотрудники проверяемого подразделения не всегда способны отличить малозначительные нарушения от значительных несоответствий. В этом помогают эксперты-аудиторы. Они определяют степень риска от невыполнения требований. При этом цель их работы не наказать виновных, а помочь устранить недостатки и улучшить процесс.
Ищем «узкие» места
В основе аудита лежит проверка не работы отдела, а реальных процессов компании, важных для оказания услуг или выпуска продукта. Например, процесса оформления документов, закупки материалов, проектирования, контроля, размещения заказов и любых других.
Анализ последовательности действий, которые связаны между собой, дает возможность найти проблемные «узкие» места. Зачастую это систематические нарушения, негативно влияющие на всю цепочку, и достаточно улучшить один этап, чтобы сделать качественнее все процессы. Именно поэтому не надо бояться внутренней проверки, а нужно рассматривать аудит как инструмент для поиска возможностей улучшить работу компании.
