Основные задачи
Такая функция как оцифровка архивных документов заключается в ряде важных позиций:
- защищенность информации от реальных потерь, повреждений;
- ускоренный поиск интересующих документов;
- возможность коллективного доступа по управлению данными;
- длительный период по сохранности информации;
- действенная защита от несанкционированного проникновения;
- отсутствие наглядных бумаг в офисных кабинетах.
Особенности
Во многих компаниях нашего времени и сегодня присутствуют хранилища, склады для бумажных носителей. Под них отводится много места. Стоит отметить, что бумага с течением времени теряет изначальные свойства, портится. Выход из ситуации – электронные носители с неоспоримыми преимуществами.
В первую очередь отмечается удобство в использовании. Прежде всего, отмечается незамысловатый доступ к нужным бумагам в любой момент времени. При этом сотрудники компании также имеют право доступности к актуальной информации.
Важное преимущество заключается в скорости по быстрому поиску данных. В результате решается проблема по оптимизации документооборота с ответным сокращением времени на поиск конкретных документов.
Безопасность заключается в том, что у многих организаций первостепенной задачей выступает обеспечения недоступности данных посторонним лицам. Именно для последних архив в бумажном варианте является отличной и легко достигаемой задачей. Уровень надежной защиты задается следующими действиями:
- введение соответствующих протоколов на определенные манипуляции пользователей;
- ограничение по правам относительно доступа;
- резервное копирование автоматического действия.
Сохранность является важнейшим аспектом в случае потери документооборота. Это часто случается при перевозке грузов, неосторожном их хранении. Резервное копирование обеспечивает защиту на случай несчастных случаев.
Процедура структурирования заключается в возможности сортировки важных документов с учетом их срока действия, а также хранения, вида, иных подобных данных.
