Организацию мероприятия можно разделить на три этапа: подготовка, проведение, подведение итогов. О каждом из них стоит позаботиться, потому что они одинаково важны и могут одинаково влиять на оценку события его участниками.
Что это за событие?
Мы можем говорить о событии, когда мы имеем дело с организатором, который сознательно и необычно предоставляет участникам опыт в физическом или символическом расположении пространства, предоставит в аренду мебель и необходмиое оборудование, и делает это для определенной цели и времени.
Почему стоит организовать мероприятие?
Возможно, вы даже не задумывались о создании мероприятия для ваших клиентов, сотрудников или подрядчиков. Вы правы, что эта форма маркетинга может быть дороже, чем другие, но у нее есть много преимуществ, которые будут компенсировать вам расходы.
Преимущества мероприятия
- Это позволяет строить отношения, как B2C, так и B2B.
- Это обеспечивает двухуровневое общение - вы сможете воздействовать на получателя тем, что вы показываете, но, что не менее важно, вы получите от него обратную связь. Воспользуйтесь этим, проверьте, как клиенты реагируют, например, на ваш продукт.
- Взаимодействует эмоционально и помогает создать реальность бренда - во время мероприятия вы можете познакомить участников с вашим миром, показать им, какие ценности наиболее важны для вашей компании.
- Это помогает вам приобрести новых клиентов и повышает лояльность ваших нынешних - вы можете показать текущим и потенциальным клиентам, что стоит быть с вами. Это будет работать, если вы обеспечите обслуживание клиентов на должном уровне.
- Это вызывает интерес СМИ - хорошо подготовленное мероприятие, безусловно, не ускользнет от внимания средств массовой информации.
Подготовка к событию
Этот этап будет самым длинным и сложным. Перед началом мероприятия стоит сделать 5 важных шагов.
Шаг 1. Поставьте себе цель
События - не самая дешевая форма маркетинга, поэтому, прежде чем вы решите потратить деньги, поставьте перед собой цель. Решите, хотите ли вы продвигать компанию, рекламировать конкретный продукт или услугу, делиться знаниями и формировать имидж эксперта.
Указание цели поможет вам, во-первых, решить, какую форму мероприятия выбрать (офлайн или онлайн-конференция, выставка, ярмарка, фестиваль, дебаты, семинары, день открытых дверей, встреча экспертов и многие другие, так же точно подсчитать, какое количество стульев и столов необходимо арендовать). Во-вторых, окончательно определите, действительно ли событие дало ожидаемый результат.
Не всегда возможно оценить итоги мероприятия, учитывая количество участников. Ведь могут быть люди, которые не заинтересованы в вашем предложении.
Шаг 2. Установите мотивацию получателя
Прежде чем начать работу по организации мероприятия, остановитесь и подумайте о самом важном - о получателе. Поместите его в центр внимания.
Подумайте о том, что побудит его заявить о своей готовности принять участие в мероприятии, и что заставит его принять участие во время мероприятия.
- Возможно, он будет руководствоваться личными выгодами (участие в чем-то особенном и эксклюзивном, получение приза, получение отличия, принятие вызова).
- Возможно, самое важное для него - это общение, возможность связаться с деловыми партнерами, коллегами или семьей (в зависимости от типа мероприятия).
- Возможно, наиболее важным фактором будет отображение ценностей, которыми поделились ваша компания и другие участники.
Знание мотивации ваших получателей очень важно, потому что без них вы не достигнете никаких целей.
Шаг 3 - Создание сводок о событиях
Сохраните себе всю самую важную информацию о запланированном мероприятии. В начале пусть они будут вашими предположениями. Со временем они превратятся в конкретные детали, проверенные договорами и расчетами. Ниже приведенный бриф будет необходим как тогда, когда вы решите организовать мероприятие самостоятельно, так и в случае, если вы поручите его агентству. Напротив каждого пункта поставьте такие столбцы как: план А, план Б, замечания.
Лица, ответственные за организацию - ваши сотрудники, которые будут иметь дело с организацией или связаться с агентством по организации мероприятий.
Крайний срок - дата, к которой все действия должны быть завершены с помощью последней кнопки, чтобы не вырвать волосы из головы.
Время - дата и время события.
Место - очень оригинальное место может произвести впечатление, но помните основы, которые вы должны обеспечить: отопление осенью и зимой, хороший доступ, парковка, Wi-Fi, удобства для инвалидов.
Необходимый бюджет - введите всю сумму, т. е. С учетом не только ваших средств, но и денег, которые вы должны получить от спонсоров.
Тема - посмотрите, что на самом верху, посмотрите темы обсуждений в России и по всему миру, узнайте, чего не хватает на рынке, выясните, что бы хотели ваши потенциальные гости.
Тип мероприятия - у вас есть целый ряд возможностей: дни открытых дверей, конференции, ярмарки, выставки, мероприятия на открытом воздухе.
Цель - узнать больше об этом в шаге 1.
Получатель - создайте профиль ваших гостей и настройте ход мероприятия в соответствии с их ожиданиями.
Количество гостей - чем больше людей, тем сложнее будет организация, и это займет больше времени.
Достопримечательности - при планировании каждого из них спросите себя, принесут ли они пользу вашим гостям.
Спонсоры - чтобы сотрудничать, вы должны обеспечить соответствующий уровень и рейтинг мероприятия.
Медиа гиганты - точно укажите, какие действия вы ожидаете и что вы можете предложить взамен.
Шаг 4 - Создайте сценарий события
Начните с общего видения события. Независимо от того, какие конкретные цели вы ставите перед собой, помните о главной цели - организовать незабываемое мероприятие, о котором гости будут говорить еще долго после его окончания. Также очень важно, чтобы вы знали, как пригласить участников в мир вашего бренда и чтобы они хотели в нем остаться.
Внимание
Независимо от того, насколько большой будет команда, готовящая событие, вы никогда не сможете все предсказать. Чтобы минимизировать риск, спланируйте очень подробно и попросите нескольких человек проверить каждый пункт сценария. Благодаря этому вы сможете увидеть более сложные моменты и предотвратить их. Также стоит создать план Б для каждого элемента. Благодаря этому, даже если возникнет кризис, вы быстро найдете решение.
Когда скрипт создан, обязательно протестируйте его. Вы узнаете, будет ли фактическое перемещение участников и организаторов в запланированном пространстве длиться столько, сколько вы запланировали. Часто оказывается, что отдельные части мероприятия продлеваются, и тогда весь план может развалиться, как карточный домик.
Шаг 5 - охватить акцию
Помните, что мероприятие начинается намного раньше, чем приедут гости - во время первого контакта с информацией о мероприятии. На этом этапе вы можете произвести хорошее впечатление. Лучше начинать продвижение мероприятия за 2-3 месяца до начала. Это время будет означать, что вы не сможете утомить свою аудиторию рекламой и в то же время дать им время принять решение. Какие решения вы можете использовать, чтобы люди услышали об этом событии? Вот подсказки:
Социальные сети
- Вконтакте - на сайте есть возможность точно определить группы получателей рекламы. Благодаря этому вы можете быть уверены, что это относится именно к тем людям, которые вам наиболее дороги. Вы можете ввести такие подробные параметры, как: местоположение, возраст, пол, положение или образование, и даже статус отношений, размер семьи или устройство, на котором отображается реклама (например, прямая информация о событии пользователям iPhone).
Пример
Вкотнакте предлагает много форм рекламы. Для событий видео отлично работает. Например, если вы организуете конференцию, вы можете попросить докладчиков записать тизеры или короткие видеообъявления.
- Твиттер - реклама может быть такой же эффективной, как и во Вконтакте. Здесь вы также можете указать свою группу получателей. Вы можете настроить таргетинг объявлений на ключевые слова или людей, следящих за формирующими мнение профилями. Также стоит помнить, что вы можете легко фильтровать твиты и находить тех людей, которые ищут решения, которые вы предлагаете.
Традиционные медиа
В этом контексте стоит подумать о контент-маркетинге. Основные статьи в отраслевых журналах, несомненно, повысят доверие к компании и сделают событие более авторитетным.
Также полезно позаботиться о работе со СМИ. С одной стороны, они помогают рекламировать мероприятие, а с другой - повышают его рейтинг, если предложение привлекательно. При налаживании такого сотрудничества вам понадобится бриф, который вы создали в самом начале. Потенциальный партнер, прежде всего, захочет узнать, что он получит, поддерживая вас и какие действия вы ожидаете.
Событийный маркетинг шаг за шагом
Если вы выполните эти 5 шагов, вы будете уверены, что сделали все, что в ваших силах, чтобы добиться успеха.
