Учреждение состоит из дирекции и шести филиалов. С учетом разветвленной структуры большое значение имеют выстроенный обмен документами и четкая постановка задач. Ежедневно в ТФОМС работают с огромным объемом документов — здесь их более 85 видов. Много входящей корреспонденции от граждан, органов власти и государственных организаций, также есть внутренний документооборот. Раньше секретари работали в классической системе электронного документооборота (СЭД), но к 2022 году стало понятно, что для эффективной работы ее возможностей не хватает.
В поисках решения
Прежнее программное обеспечение не позволяло оптимизировать слишком многие процессы. Так, работу с госконтрактами вели на бумаге, что замедляло делопроизводство и осложняло поиск и хранение документов. Сами документы регистрировали вручную: в стороннем сервисе переводили их в PDF-формат, добавляли регистрационный штамп и сами формировали маршруты согласования, о совещаниях договаривались в переписке, а вынесенные на встрече поручения заносили в СЭД отдельно, у руководства не было удобного инструмента, чтобы контролировать исполнительскую дисциплину по поручениям. Электронную подпись для каждого подписанта заводили в систему индивидуально, из-за этого возможность утвердить документ в цифровом формате была лишь у пяти человек. Сотрудники часто совершали ошибки при работе с ПО, потому что отсутствовали общие правила обучения.
При выборе нового решения Свердловский ТФОМС принимал в расчет не только широкую функциональность потенциальной информационной системы. Для госучреждения она должна быть полностью импортонезависимой, масштабируемой (поскольку поток документов постоянно растет), а также простой и понятной для легкого перехода и продуктивной работы. Выбор был сделан в пользу Directum RX, разработчиком которой является отечественная ИТ-компания Directum.
Руководство Фонда обозначило сжатые сроки внедрения — договор заключали в декабре 2021 года, проект стартовал сразу после праздников — в январе 2022 года, а уже к концу июня Directum RX должна была работать в полную силу. Для этого решили сначала обучить часть сотрудников ТФОМС администрированию. Так они сразу погрузились в работу с системой, а затем взяли на себя часть обязанностей по настройке процессов.
Тактика себя оправдала, проект начал двигаться даже с опережением сроков, а на настройку регламентов и вовсе ушло два дня. При этом команда генерального партнера Directum «Старков Групп» внесла несколько модификаций специально под запросы заказчика:
- добавила автоматическую регистрацию документов. Теперь сотрудники не конвертируют корреспонденцию в PDF и не «рисуют» штамп в стороннем сервисе — всё это делается автоматически;
- настроила процесс подписания с учетом требований Фонда. В Свердловском ТФОМС место регистрации документа зависит от того, где работает подписант — в дирекции или филиале. Чтобы сохранить эту логику, в системе завели справочник «Регистратор по подписанту» и закрепили аналогичную роль за соответствующими сотрудниками;
- настроила определение руководителя по иерархии, чтобы при согласовании документов корректно формировался маршрут;
- организовала миграцию данных.
В новую систему «переехали» документы с 2014 по 2022 год с сохранением электронных подписей и юридической значимости.
Первый заместитель директора — заместитель директора по ОМС ТФОМС Свердловской области Наталья Титкова:
«Хочу отметить профессионализм, отличные коммуникативные навыки, глубокое знание процессов делопроизводства и ИТ-технологий, а также высокий уровень аналитики команды внедрения. Благодаря их работе удалось не только снизить нагрузку на сотрудников, но и добиться автоматизации новых процессов, что было невозможно в условиях прежней СЭД».
Эффект внедрения
В Directum RX перевели делопроизводство, работу с договорами, организацию совещаний, управление проектами плюс организовали работу с Agile-досками (визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ).
Как сообщили в компании — разработчике системы, эффект внедрения стал заметен уже при тестовой эксплуатации. Помимо значительного увеличения скорости согласования исходящей документации и снижения нагрузки на регистраторов, улучшилась исполнительская дисциплина по поручениям, 251 сотрудник дирекции и шести филиалов перешел на работу в системе, 80 человек вместо пяти начали использовать электронную подпись. Организация 700 совещаний, которые в учреждении проходят ежегодно, теперь перенесена в Directum RX. Списки поручений тоже формируются в цифре и в один клик отправляются исполнителям.
Самое главное — чтобы обеспечить нужный уровень импортонезависимости, команда внедрения развернула систему с использованием свободно распространяемой системы управления базами данных PostgreSQL 12.9 на серверах с российской операционной системой Astra Linux Common Edition 2.12.29 («Орел»). Сейчас это практически стандарт, тем более сама система Directum RX — на 100% российская разработка и входит в реестр отечественного ПО.
