Электронная подпись используется юридическими лицами для обмена информацией между сотрудниками компании или со сторонними партнерами. Для физических лиц электронная подпись упрощает порядок обращений в государственные структуры, учебные заведения или к работодателям, и это существенно увеличивает скорость обратной связи.
Официальная аббревиатура электронной подписи на сегодняшний день звучит как ЭП. Такая форма возникла в 2011 г, после принятия ФЗ-63. Однако такое сокращение не всегда удобное. Поскольку ЭП – распространенное сочетание букв, то после запроса в поисковой системе в результате выдачи можно получить информацию об электрических плитах, перфораторах, или других предметах, не имеющих отношение к заданной теме. Поэтому предыдущая аббревиатура – ЭЦП, возникшая после вступления в силу закона «Об электронной цифровой подписи» в 2002 г., не утратила своей актуальности среди специалистов, поскольку не подразумевает никаких других трактовок.
Разновидности электронных подписей
Законом Российской Федерации «Об электронной подписи», принятым в апреле 2011 г., регламентировано три варианта ЭЦП.
ПЭП - простая электронная подпись.
Применяется в процессе документооборота, идентифицирует автора, но не дает гарантированной защиты от подделок, поскольку не имеет юридической силы. ПЭП дает право доступа к ресурсам Единого портала государственных услуг.
НЭП - неквалифицированная электронная подпись.
Подтверждает авторство подписанной документации, гарантирует факт сохранности информации, защищая от подделок. Сохранность данных обеспечивается за счет заложенных в подписи криптографических механизмов, получить электронную цифровую подпись.
НЭП используется для обмена электронной документацией при взаимодействии между компаниями-партнерами или сотрудниками одной компании. Перед началом сотрудничества со сторонними компаниями заключается соглашение, в котором оговорены все аспекты использования НЭП.
КЭП - квалифицированная электронная подпись.
Квалифицированная электронная подпись выдается только уполномоченной организацией, получившей аккредитацию от Министерства связи России. Работа КЭП возможна на основе программного обеспечения, сертифицированного ФСБ.
КЭП заверяет отчетную документацию при передаче в контролирующие государственные органы, и дает право участия в электронных торгах. Квалифицированная электронная подпись отвечает требованиям конфиденциальности информации, и подкрепляет документы юридической силой.
Сферы применения электронной подписи
Электронные торги
Электронные торги — способ заключения торговых сделок, с размещением заказов на поставку товара или предоставление услуг на тематических электронных ресурсах В качестве заказчиков выступают коммерческие фирмы или органы государственной власти. В конкурсе могут принимать участие юридические и физические лица, заказать электронную подпись на торги по выгодной цене.
В таком сотрудничестве электронная подпись открывает доступ к регистрации на торговой площадке, подтверждая аккредитацию участников торга, заверяет торговое предложение с ценами, и скрепляет подписание договора с победителем. Вид используемой ЭП определяется только правилами торговой площадки.
Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) – вид взаимодействия между сотрудниками или контрагентами, основанный на обмене документацией посредством интернета или локальной сети.
Система электронного документооборота используется компаниями, независимо от их размера, для передачи информации внутри компании или за ее пределами, в том числе физическим лицам.
Простая электронная печать используется для идентификации авторов информативных писем. А печати, подкрепленные юридической силой, дают возможность отсылать важные деловые документы: акты, договора, счета.
Выбор вида электронной печати зависит от договоренности между участниками электронного документооборота, и важности переписки. Технически каждый вид ЭЦП подходит для организации ЭДО.
Электронная отчетность
ЭЦП упрощает процесс передачи отчетных документов в органы государственного контроля. Налаженная система отчетности позволяет быстро подавать ежеквартальные данные в налоговую инспекцию и в пенсионный фонд. Информация заносится в электронные бланки, заверяется электронной печатью и отсылается посредством интернета, для Госуслуг физическим лицам потребуется электронная подпись.
Такой способ подачи отчетности поможет сэкономить время, при этом сохранив конфиденциальность информации. Дополнительным плюсом электронной системы отчетности является автоматическая проверка ошибок.
