Пока цифровая эпоха наступила не в полной мере
Аналитики IDC Russia[1] в своем недавнем исследовании обозначили, что в России постепенно сокращается значение распечатываемых на бумаге документов. В 52% компаний отмечается движение в сторону цифровой модели работы, предполагающей электронные документооборот и взаимодействие, интеграцию бизнес-приложений и т.д. Однако, по оценкам экспертов, в российском бизнесе и госсекторе количество бумажных документов либо сходно с количеством электронных, либо далеко превосходит его. Еще один показатель перехода на цифровые рельсы – положение юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). С 2013 года у компаний появилась возможность обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, но к текущему моменту количество перешедших на ЭДО составляет чуть более 7%. Многим крупным компаниям приходится работать по комбинированной схеме с превалирующим бумажным документооборотом.
Такова реальность, и применять для ее изменения революционные методы, сегодня мало кто готов, несмотря на всеобщее декларирование цифровой экономики. А вот встраивать бумажные потоки в цифровую модель управления возможно уже сейчас. С практической точки зрения это сулит экономию и оптимизацию работы подразделений. Со стратегической – реальную и быструю трансформацию управления. При этом нет необходимости изобретать и пробовать какой-то новый, специальный, инструментарий. Достаточно в полной мере использовать сервисы, которые всегда шли рядом, но, кажется, прежде не пересекались.
Документы и данные как услуга
Традиционно за управление электронными документами и их хранение на предприятиях и в госсекторе отвечают электронные архивы, внедренные на базе платформ Enterprise Content Management (ECM). Документы автоматически обрабатываются, вводятся в ECM, где хранятся централизованно и надежно. Прочие информационные системы содержат в себе только данные – благодаря интеграции с электронным архивом они «избавлены» от необходимости хранить тяжелые электронные документы и сканы, а пользователи приложений могут легко получить доступ к необходимым документам. О таких важных задачах как обеспечение целостности и достоверности электронных документов и данных, исключение дубликатов и контроль комплектности, можно не беспокоиться – их автоматически решает ECM. Благодаря централизованному управлению справочниками организация успешно оперирует как актуальной, так и исторической информацией.
Однако, поток бумажных документов по-прежнему требует внимания. Бумажные документы – это источник данных, которые нужно вводить в различные информационные системы. Заменить полностью бумажные оригиналы электронными копиями сегодня нельзя, в том числе в силу законодательства. Например, несмотря на использование автоматизированного учета в бухгалтерии, специалистам необходимо обращаться именно к бумажным оригиналам документов в силу самых разных причин. Оригиналы необходимо хранить согласно их жизненному циклу, обеспечивать сотрудникам эффективный поиск в бумажном массиве и регламентированный доступ к документам. Едва ли не каждая организация регулярно сталкивается с проблемой, когда документы, аккумулируемые и хранящиеся в одном подразделении, востребованы для бизнес-процессов других отделов.
Иными словами, масштабы задач по управлению бумагой в любой компании космические, и для решения этих задач требуется системный подход – такой же, с каким ECM управляет электронной информацией. Необходимо, чтобы бумажные документы пребывали в актуальном состоянии, были надежно защищены, легко и быстро находимы и мгновенно доступны. Сегодня это не только возможно, но и целесообразно, если прибегнуть к аутсорсингу у подрядчика, который реализует комплексные проекты по управлению документами и внедрению решений на базе ECM.
Синергия
Корпорация ЭЛАР обрабатывает бумажные потоки документов, извлекая из них актуальные данные и загружая в информационные системы (компания более 25 лет занимается оцифровкой документов для бизнеса и госсектора и обладает крупнейшей производственной площадкой в Европе). Обработка может идти по разным сценариям. Например, документы сканируются, индексируются, и извлеченные сведения предоставляются либо в формате базы данных для загрузки в информационную систему, или непосредственно в нее вводятся. Для индексирования подбирается индивидуальное решение в зависимости от характера массива – используется широкий спектр программ и алгоритмов извлечения данных, ручная ретроконверсия. Ограничений по формату и качеству, документов, а также ограничений на обработку конфиденциальной и грифованной информации, у ЭЛАР нет. Электронные копии документов уходят в электронный архив, интегрированный с информационной системой. Таким образом, сотрудники организации могут работать с данными и иметь доступ к электронным копиям документов. Если организация работает только с данными, цифровые копии документов в процессах не нужны, а вот бумагу хранить необходимо в соответствии с жизненным циклом документов, осуществляется только ретроконверсия. Бумажные оригиналы отправляются на внеофисное хранение ЭЛАР. BOX.
Классическое внеофисное хранение документов ЭЛАР трансформировал до высокотехнологичного сервиса, который также может включать оцифровку документов и ECM-платформу на базе собственного ПО ЭЛАР Контекст. Если возникнет необходимость доступа к документам, которые хранятся дистанционно, специалисты организации смогут работать через систему электронного архива. При ее интеграции с другими ИТ-приложениями, сотрудники будут «заказывать» документы из интерфейса CRM (Customer Relationship Management), АБС (Автоматизированная банковская система), СЭД (система электронного документооборота) и др. Сегодня ЭЛАР берет на полный аутсорсинг абсолютно все процессы управления документами. В состав комплекса услуг входит даже разветвленная служба курьерской доставки, которая собирает и доставляет документы для обработки из почтовых отделений и других источников. То есть, уже на входе документов в организацию реализуется концепция безбумажного офиса.
Эффект от взаимодействия и слияния профессионального управления документами и ECM получается поистине синергетическим – результативность определяемых документами процессов повышается во много раз. Так ECM выводит управление информацией на новый уровень.
На правах рекламы.
Цифровая экономика: Искусственный интеллект пока не может устанавливать правила управления бизнесом
[1] International Data Corporation - международная исследовательская и консалтинговая компания
