Человекоориентированный дизайн давно обосновался в нашей повседневной жизни в виде уже привычных нам вещей и процессов: от расположения розеток в современной квартире, которое учитывает функцию комнаты, используемую технику и удобство доступа к розетке, до приложений на наших телефонах, при разработке которых моделируется пользовательский опыт взаимодействия с приложением, то есть процесс его использования с фокусировкой на удобстве и даже на эмоциональном впечатлении. Основоположником такого подхода в дизайне считают Дональда Нормана, изложившего еще в 1988 году основные и до сих пор актуальные принципы в своей книге «Дизайн привычных вещей».
Использование человекоориентированного дизайна в бизнесе, где важна операционная эффективность, стало частью концепции бережливого производства, который предусматривает, что каждый этап производственного цикла направлен на создание ценности для клиента с минимальными затратами. Каждое лишнее действие любого сотрудника в производственном цикле – это потеря времени в процессе создания продукта. И в связи с требованиями рынка к постоянному повышению эффективности у консервативной в своих подходах юридической сферы также не оставалось возможности не обращать внимания на дизайн своих внутренних процессов и конечных результатов работы. Сложные для восприятия юридические документы с большим количеством «канцелярита» и громоздкой структурой, длинные цепочки согласования контрактов и внутренних документов, объёмные аналитические материалы – все это потребовало оптимизации и пересмотра с целью повышения эффективности.
Концепция Legal Design или юридического дизайна — это подход к разработке юридических процессов и документов, который воплощает принципы человекоориентированного дизайна и бережливого производства. При этом юридический процесс или документ не должен потерять свою юридическую силу и бизнес смысл.
В документах необходимо соблюдать баланс между достижением бизнес цели документа, его юридической точностью, легкостью и удобством восприятия информации из документа. В этом и заключается Legal Design.
Цели юридического дизайна
Понятные и структурированные юридические документы снижают вероятность возникновения споров, судебных разбирательств и прочих негативных правовых последствий. Четкая и прозрачная правовая информация помогает предотвратить споры и конфликты между хозяйствующими субъектами, простая структура юридических документов позволяет быстрее их создавать, редактировать и проверять, и это, в свою очередь, влечет снижение затрат времени как для юристов, так и для других участников бизнес-процесса.
Одной из важнейших целей использования Legal Design — упрощение восприятия юридической информации широкой аудиторией, включая людей без юридического образования, а так же уменьшение ошибок и недоразумений, связанных с правовыми вопросами. Legal Design упрощает работу каждого пользователя документа, например, помогает работникам, принимающим управленческие решения, разобраться в больших объемах информации. Вместо нечитаемой стены текста со сложными формулировками — простой и понятный документ с предсказуемой структурой и визуализацией. Вместо большого количества итераций обсуждения искусственно осложненного юридическими конструкциями договора с контрагентом – быстрое подписание и, соответственно, исполнение.
Использование принципов дизайна в юридических документах помогает устанавливать доверительные отношения с клиентами, контрагентами и коллегами, обеспечивая всех участников процесса доступом к информации. Несмотря на то, что некоторые компании специально используют сложные конструкции для ухудшения восприятия документа, ориентация на клиента и предоставление понятной информации помогут улучшить опыт пользователей и укрепить доверие к организации. Клиентоориентированный подход создает долгосрочные отношения, что может привести к увеличению лояльности и положительным рекомендациям.
Внедрение Legal Design и приведение процессов и документации к человекоориентированной структуре и форме влечет существенную экономию времени всех участников процесса, что напрямую влияет на экономические эффекты для бизнеса.
Методы юридического дизайна
Legal Design не делит пользователей документов на юристов и не юристов: один текст должен быть понятен всем, кто так или иначе взаимодействует с документом: юристы, сотрудники других подразделений, подписанты, контрагенты, и даже суды и регулирующие органы.
Основные инструменты, которые помогут сделать документ более понятным:
- Простой и понятный язык. Использование простого и понятного языка при написании юридических текстов поможет сделать их доступными для широкой аудитории. Не нужно использовать канцеляризмы и лишние детали, которые не несут информационной ценности -они сильно затрудняют чтение текста. «Вода» в тексте добавляет объем документу, но не помогает его восприятию. Необходимо избавляться от архаичных устоявшихся выражений, например, «действующий на основании Устава».
- Структурирование. Организация текста в логическую и последовательную структуру с четко выделенными разделами и подразделами облегчает восприятие. Для структурирования текста можно использовать различные стили, заголовки, списки. Вместо использования одного громоздкого абзаца, его нужно разбить на несколько небольших логических абзацев. Для упрощения восприятия текста лучше отделять абзацы друг от друга пустой строкой. Сокращенная нумерация, вынесенная за поля текста, упростит навигацию по документу и его восприятие.
- Визуализация информации. Использование графических элементов, диаграмм, схем и других визуальных средств представляет юридическую информацию более наглядно и понятно. Часто одной инфографикой можно объяснить большой объем текста и облегчить восприятие различных чисел и их соотношений. С помощью схем можно упростить общее знакомство с документом, выделив основные моменты. Визуализацию можно вынести в отдельные дополнительные справочные материалы к большим документам. На моей практике есть примеры очень удачного использования визуальных памяток для менеджмента к большим ЕРС контрактам по строительству производственных мощностей. Такие памятки содержали ключевые условия контрактов, описание обязательств и основные риски в удобном графическом формате. Юристы компании делали памятки ко всем контрактам по проектам и загружали для проектной команды в систему контрактной навигации, что существенно сокращало время погружения команды в суть.
- Интерактивные элементы. Внедрение интерактивных элементов в документы улучшают взаимодействие пользователей с информацией. Для быстрого перехода к определенным разделам, особенно, если они упоминаются в тексте, можно сделать гиперссылки. Использование интерактивных таблиц и диаграмм позволяет изменять и фильтровать необходимую информацию. Создание документов, например анкет, с возможностью выбирать варианты заполнения непосредственно в файле экономит время, снижает количество ошибок и делает документы более удобными, в целом.
- Стандартизация стилей, форматирования и структурирования документов. Единообразный подход по форматированию и структурированию документации позволяет быстрее ориентироваться. Привычная для пользователя структура и ее оформление позволяет сократить время на ориентирование по содержанию документа. В стандартизированном документе пользователь всегда знает, как быстро найти интересующую его информацию. Помимо этого, такие документы легко поддерживать в актуальном состоянии.
Таким образом, в результате внедрения Legal Design компании могут более рационально распределять свои юридические ресурсы, уделяя больше внимания стратегическим вопросам, а не рутинным задачам с небольшой бизнес ценностью. Legal Design снижает нагрузку не только на юридический отдел, но и на всех пользователей юридической документации, и помогает оптимизировать внутренние процессы. Безусловно, не все юридические документы можно упростить и существенно сократить, но Legal Design предлагает достаточно решений по эффективному сопровождению и таких документов.
